A digitalização é crucial para as empresas. A ideia é que dentro de alguns anos não teremos mais circulação de papel dentro das empresas, será tudo transformado em Documentos Digitais.

A Digitalização pode ser executada da seguinte maneira:

  • Período Corrente (momento presente pra frente)

Este é o mais utilizado na maioria dos projetos de digitalização de documentos, pois é possível, em curto espaço de tempo, ver alguns dos resultados esperados com o processo. Por exemplo, encontrar um documento de forma mais rápida, melhorando a produtividade da equipe. Portanto, inicia-se digitalizando os documentos que acabam de chegar na empresa e daí por diante.
Neste caso, não é necessário pessoas especializadas para a digitalização e pode-se usar um scanner de porte pequeno. Assim, tudo vai depender do volume de documentos que chegam na empresa.

Então, como exemplo, podemos citar a contratação de um funcionário, já nos primeiros documentos solicitados inicia-se o processo de digitalização e organização dos mesmos. Se necessário pode-se acrescentar demais documentos durante o processo de contratação do funcionário dentro da empresa.

O Acervo na Digitalização

Assim, a medida que a digitalização dos documentos do período corrente for atendida, parte-se para o início da digitalização do acervo da empresa, que contém os documentos de períodos anteriores. Então, vale ressaltar aqui que n fatores devem ser analisados para saber se é ou não o caso de digitalizar todo o acervo, tais como:  – Esse acervo é vigente? A empresa utiliza e consulta esses documentos?

Neste caso, necessita-se de um scanner um pouco mais potente, que vai conseguir atender o número de páginas digitalizadas/dia. É importante analisar o montante a ser digitalizado por dia para que o scanner possa atender essa necessidade.

A situação do acervo físico tem total influencia neste processo. A agilidade da execução neste caso vai estar diretamente relacionada ao estado dos documentos, podendo ser necessário uma limpeza para retirar clipes, grampos, por exemplo. A organização do acervo também.

Quando falamos em digitalização de documentos, muito provavelmente, dentro dos inúmeros benefícios e vantagens do documento eletrônico, temos uma questão principal que é a recuperação mais rápida por documentos. Isso só é possível se o processo de digitalização for feito corretamente. Então, é necessário que o scanner tenha o *OCR  para que o arquivo digital seja um documento pesquisável e você possa encontrá-lo pelo conteúdo do documento e não apenas pelo nome.

O que podemos buscar com a digitalização?

  • Encontrar um documento de forma rápida;
  • Segurança contra sinistros, backups;
  • Preservação dos documentos em papel e mídia digital;
  • Melhorar a produtividade, otimizando processos;
  • Acesso remoto;
  • Autonomia para execução de tarefas;
  • Compartilha informações que esta hoje em base de papel;

A Itera entendendo as necessidades das empresas, ciente que 50% a 80% dos custos de uma empresa é do Departamento de Gestão de Pessoas, que gera um número considerável em papel, pode ajudá-lo na Organização, Gerenciamento e Gestão dos seus documentos com a sua solução Itera Documentos – GED.

A Equipe da Itera oferece um serviço completo com consultoria para gestão de processos, orienta sua equipe desde a escolha do melhor scanner, como digitalizar corretamente os documentos. Assim, após seus documentos serem digitalizados, o Itera Documentos proporciona para sua empresa otimização do Departamento de Gestão de Pessoas, ganho de tempo e produtividade, autonomia, agilidade na busca do documentos. O Itera Documentos tem uma busca de forma rápida e inteligente, buscando pelo conteúdo do documento.

Contudo, o Itera Documentos conta com a padronização dos nomes dos documentos e um processo automático e inteligente de distribuição e organização para guardá-los nas pastas corretas. Assim, os Arquivos Digitais são renomeados para padronização de nomenclatura e em seguida colocados em uma pasta distribuidora de documentos, onde estes são distribuídos, organizados e indexados automaticamente. Enfim, conseguimos evitar que um documento seja guardado em lugar errado e que pastas indesejadas sejam criadas inflando sua estrutura organizacional;

*OCR  = Tecnologia que permite o entendimento dos caracteres, a fim de possibilitar a pesquisa fulltext (por conteúdo) no documento.